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表示用電子データ
本協議会の造語です。電子データの内、PDFファイルの様に変更不可なものを指します。各種報告書を開示できる形で保存しておいたり、印影なども含めて保存しておくために使用します。従って、ファイルの形式としてはJpegの様に画像データであっても構いませんし、表計算ソフトに更新できないプロテクトを施したものでの構いません。
ファイルシステム
データベースシステムとの比較のために使用される言葉です。データベースシステムでは、データを統合し、各業務はそのデータに対し格納・参照・更新などを行うのに対し、ファイルシステムでは元のデータをコピーしつつ業務の必要に応じて加工し活用します。このため、元のデータを更新してもコピー先のデータは古いままであるなどデータの矛盾を発生しやすい、業務毎にファイルが出来てしまう、業務変更時に対応が難しい、突発的な作業に対応できないなどの多くの欠点があり、データベースシステムの出現の原動力となりました。データベースシステムが出現するより以前に多用されていた方法ですが、現在でも表計算ソフトやCSVでデータをコピーしつつ業務に応じて個々に加工を加える業務が頻繁に散見され、業務の非効率化や災害などに際しての柔軟な対応力の低下など諸問題の原因となっています。
